Nicht rechtsverbindliche Leitlinien für ein Internes Compliance Programm für die Kontrolle des Handels mit Gütern mit doppelten Verwendungszweck

Die Europäische Union veröffentlichte Leitlinien für ein Internes Compliance Programm für die Kontrolle des Handels mit Dual Use Güter, um die Unternehmen in einer Welt des schnellen wissenschaftlichen und technischen Fortschritts bei der Einhaltung der Rechtsvorschriften zu unterstützen. Die Leitlinien umfassen sieben Kernelemente, die teilweise aus bereits bestehenden Compliancekonzepten übernommen wurden.

Die wichtigsten Elemente zur wirksamen Kontrolle des Dual Use Handels sind:

• Bekenntnis der obersten Führungsebenen zum Compliance – Die Führungsebene muss mit einem Bekenntnis zur Compliance mit gutem Beispiel vorangehen und dadurch die Compliance-Kultur im Unternehmen fördern.
• Organisationsstruktur, Zuständigkeit und Ressourcen – Klare Organisationsstrukturen und genau definierte Zuständigkeiten sind zur Umsetzung eines wirksamen Compliance-Verfahren unerlässlich.
• Schulung und Sensibilisierung – Zur ordnungsgemäßen Ausführung von Compliance Verpflichtungen sind Schulungen und Sensibilisierungen der Mitarbeiter unerlässlich.
• Screeningablauf und-verfahren in Bezug auf Geschäftsvorgänge – Bewertung des Geschäftsrisikos und Festlegung eines internen Ablaufs zur Sicherstellung der Einholung aller erforderlichen Genehmigungen und zur Einhaltung von Handelsbeschränkungen und Handelsverboten.
• Leistungsüberprüfung, Audits, Berichterstattung und Korrekturmaßnahmen – Interne Compliance Programme sind kein statisches Systeme, sondern müssen regelmäßig überprüft, getestet und gegebenenfalls überarbeitet werden.
• Führen von Aufzeichnungen und Dokumentation – Nachvollziehbare Aufzeichnungen erleichtern die Kommunikation mit den Behörden und sind für Audits und Kontrollen des eigenen Systems notwendig.
• Physische Sicherheit und Informationssicherheit – Da es sich bei Dual Use Güter um besonders sensible Güter handelt, müssen physische Sicherungsmaßnahmen etabliert werden, um unbefugten Zugang und Wegnahme der Ware zu Verhindern. Insbesondere für Software und Technologie in elektronischer Form sind geeignete Sicherungsmaßnahmen zu treffen.

In Anhang 2 der Empfehlung werden Warnsignale für verdächtige Anfragen, sogenannte „Red Flags“ aufgezeigt. Bei Vorliegen derartiger Anzeichen ist besondere Wachsamkeit des Unternehmens gefordert.  

Die gesamte Empfehlung der Kommission finden Sie unter folgendem Link.